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All’interno delle aziende e fra le aziende stesse circolano documenti e informazioni; queste rappresentano un patrimonio prezioso ma oneroso da organizzare, condividere e rintracciare.
Queste informazioni, basilari per il business aziendale, costituite da documenti, cartacei e non, mail, fax, rassegna stampa ecc. devono arrivare ai diretti interessati con la certezza che siano state prese in carico e, quando previsto, divulgate e rese pubbliche alle persone o entità coinvolte. La protocollazione, ricerca e mantenimento degli archivi anche se organizzati, non possono evitare i lunghi tempi di ricerca, le archiviazioni soggettive diverse da ufficio ad ufficio, la scarsa sicurezza d’accesso alle informazioni, la duplicazione dei documenti originali.

Un sistema di Document Management è in grado di automatizzare tutti i processi di archiviazione, scambio, notifica e condivisione delle informazioni seguendo un workflow che rispetti le necessità dell’organizzazione aziendale e che consenta una vera e propria diffusione della “conoscenza” tra gli attori principali della vita aziendale.
È necessaria una soluzione completa e flessibile che copra tutte le tipologie d’aziende e che sia completamente integrata con i sistemi esistenti con l’obiettivo di snellire l’indicizzazione dei dati e le funzioni di interfacciamento.
Uno degli aspetti principali di una soluzione di Document Management è la possibilità di definire in modo semplice i flussi di approvazione di documenti, gestendo comunque tutte le potenzialità delle regole di workflow.
È inoltre fondamentale la modularità e la possibilità di parametrizzazione affinché il sistema di Document Management si configuri sulle dimensioni e peculiarità dell’azienda, sia che si tratti di una piccola o di una grande impresa, di un’azienda di produzione o di servizi.

La possibilità di trasformazione digitale dei documenti e il processo per la “Conservazione sostitutiva” nel rispetto della normativa vigente evitano l’obbligo dell’archiviazione fisica dei documenti cartacei e consentono una drastica riduzione dei costi, degli spazi di archivio, dei tempi di ricerca, oltre a maggior efficienza.


In più con esa software…

e/document management system, la soluzione di Document Management di esa software abbraccia l’intero universo azienda e consente una gestione totale dei flussi informativi; basato sulla definizione dei flussi che descrivono l’iter di approvazione e/o comunicazione di ogni tipo documento e sulla profilazione dei singoli utenti o ruoli aziendali, permette di diffondere e notificare tutte le informazioni aziendali ai diretti interessati, in tempo reale e ovunque ci si trovi.

e/document management system permette di diffondere e condividere le informazioni aggiornate in tempo reale a tutte le entità e persone coinvolte nel processo siano queste dell’azienda o della catena di valore di cui l’azienda fa parte.

e/document management system è lo strumento base per la definizione delle procedure di qualità, nell’ ottica o meno di raggiungere la certificazione. Tramite l’analisi e definizione puntuale dei flussi operativi dell’azienda è in grado infatti di supportare l’organizzazione dell’azienda, verificando il rispetto dei flussii definiti e dei relativi controlli previsti.

e/document management system è uno strumento flessibile e parametrizzabile che permette di affrontare tutte le esigenze che esulano la tradizionale area gestionale; non solo fatture attive e passive, DDT, ordini, preventivi, ma anche cedolini paghe, contratti, pratiche, progetti, disegni, documenti qualità, modulistica, fax, rassegne stampa, cataloghi ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti può essere gestito dal Document Management.

La totale integrazione con tutti gli applicativi esa software e la predisposizione per la semplice integrazione con gli ERP e le soluzioni gestionali sia a livello di generazione che di acquisizione documenti, consente la loro archiviazione, catalogazione automatica e conservazione sostituiva secondo le norme vigenti.

Il workflow è lo strumento centrale che permette di gestire il flusso di emissione di un documento, l’abilitazione degli utenti all’utilizzo di determinate funzionalità nonché la possibilità di attivare azioni automatiche per gestire le più diverse necessità.
Il workflow e l’alta configurabilità del Tipo Documento danno la possibilità di parametrizzare l’applicativo nelle direzioni più specifiche consentendo di rispondere alle richieste e alle necessità più complesse.
La flessibilità e la potenzialità del workflow permettono infatti di definire cosa fare e come diffondere e condividere i documenti e le informazioni e di interagire con gli altri applicativi aziendali, anche legacy, richiamando e mettendo a disposizione appositi “servizi”.

Con la gestione Pratiche si possono collegare documenti diversi, in modalità manuale o in automatico alla creazione; si può anche configurare il workflow in modo che la chiusura della pratica determini direttamente la chiusura dei documenti o viceversa.
Il tutto finalizzato alla facilità nella ricerca e reperibilità dei documenti, senza appesantire l’operazione dell’inserimento. Richiamato un qualsiasi documento si ha evidenza di tutte le sue correlazioni con altri documenti sia a monte che a valle dello stesso con possibilità di navigare, aprire i documenti e operare secondo le autorizzazioni assegnate

L’integrazione automatica con i driver Twain per la scansione dei documenti e la gestione dei servizi server garantiscono l’acquisizione dei documenti da fonti esterne; la gestione del Barcode è utilissima per l’indicizzazione in fase di protocollazione o per la gestione automatica dei documenti del ciclo passivo. La flessibilità della soluzione permette di configurare il processo sulle necessità aziendali, automatizzandolo al massimo e semplificando l’operato del personale addetto. In tema di firma digitale a seconda della mole dei documenti da firmare si può attivare la firma lato client, un documento alla volta, o quella massiva lato server con la possibilità di pilotare diversi tipi di schede con diverse prestazioni (numero di documenti al minuto)